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La déclaration unilatérale de l’employeur (DUE) est désormais appelé DPAE. La déclaration préalable à l’embauche est une démarche obligatoire qu’un employeur doit faire à l’URSSAF dans le cadre de l’embauche d’un salarié. Le document unique concerne tous les salariés de l’entreprise, sans exception quel que soit son contrat de travail : en contrat à durée déterminée (CDD), en contrat à durée indéterminée (CDI) ou en intérim. Les stagiaires et les adhérents ne sont pas concernés. A quoi sert la DPAE ? Comment la rédiger ? Est-ce possible d’en faire une modification en ligne ? Quelles sanctions en l’absence d’une déclaration ? Voici tout ce que vous devez savoir sur la due.
A quoi sert la DPAE ?
La due, désormais appelée DPAE, est une déclaration obligatoire à réaliser par un employeur pour pouvoir accomplir l’intégralité des formalités administratives de l’entreprises, afin de régulariser sa situation auprès de Pole Emploi et de la Sécurité Sociale.
Les démarches permettent au futur salarié d’accéder à tous leurs droits sociaux : l’assurance-chômage, l’assurance-maladie, la retraite complémentaire, la protection sociale, l’examen médical, la recours à la médecine du travail et à l’inspection de travail en cas d’accident.
Depuis le décret instauré en juin 2011, la DPAE constitue le document unique à remplir pour l’embauche d’un nouveau salarié.
Quand et comment la remplir ?
La rédaction de la due ou la dpae doit se faire suivant des conditions spécifiques.
Quand faire la DPAE ?
Les employeurs sont tenus de faire une DPAE au moins huit jour avant la date d’embauche et au plus un jour ouvrable avant la date d’embauche du futur salarié de l’entreprise.
Pour réaliser la démarche, rendez-vous sur le site officiel net-entreprise.fr. L’employeur a le choix de procéder à une déclaration par voie électronique à l’aide d’un formulaire à remplir ou par dépôt de fichier.
La seconde option peut s’effectuer par l’intermédiaire d’un logiciel d’entreprise ou par courrier recommandé. Une fois la déclaration bien réalisée, un accusé de réception sera transmis à l’employeur concerné dans les 5 jours ouvrables suivants.
A la réception de l’accusé de réception, l’employeur est tenu de remettre une copie à son salarié.
Les mentions obligatoires d’un DPAE
La déclaration au préalable à l’embauche (DPAE) doit être composée de :
- La dénomination sociale de l’entreprise, avec le nom, le prénom, l’adresse exacte de l’employeur, le code APE, le numéro de Siret, le numéro d’immatriculation et le service de santé concerné dans le régime général ;
- L’identification de chaque salarié, avec nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité Sociale en cas d’enregistrement auprès d’un organisme social ;
- La date et l’heure exacte de l’embauche ;
- La nature du contrat de travail ainsi que la durée.
Comment la modifier en ligne ?
Il est tout à fait possible de faire la modification de votre due en ligne sous un délai de deux jours ouvrables à compter de la date de confirmation provenant de l’URSSAF. En cas d’erreur, prenez directement contact avec l’URSSAF pour faire une demande de rectification.
Pour un process plus rapide, il est conseillé d’annuler la DPAE erronée et recommencer la démarche. Faire une nouvelle demande prend moins de temps que d’en modifier une autre déjà existante. C’est une astuce simple et efficace pour un gain de temps énorme dans la réalisation de vos formalités.
Quelles sanctions en cas d’absence de la DPAE ?
L’absence de DPAE dans le cadre d’un recrutement de salarié expose l’employeur concerné à de lourdes sanctions administratives et pénales suite à un contrôle de l’URSSAF.
Les sanctions encourues
L’employeur risque de se soumettre à redressement pour la régularisation de sa situation sous un délai de 1 mois, avec des pénalités de retard.
Dans le cas où une preuve d’une omission intentionnelle est fournie, l’employeur sera dans ce cas accusé de travail dissimulé. C’est un délit passible de sanctions pouvant aller jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et plus de 45 000 euros d’amendes.
Les peines supplémentaires ne sont pas exclues. Dans les cas les plus graves, l’employeur se voit dans l’interdiction d’exercer son activité ou d’accéder à ses droits civiques.
L’accompagnement d’un conseiller expert
Dans le cadre d’un processus de recrutement de salarié, la préparation du contrat de travail est une étape incontournable. L’embauche de nouveaux salariés ne laisse place à aucune improvisation.
L’accompagnement d’un professionnel peut vous être d’une aide précieuse en cas de doute sur certaines procédures. L’expert sera en mesure de vous conseiller suivant l’évolution de la législation.
Avec une grande expertise dans son domaine, le conseiller expert peut également vous conseiller sur les démarches et formalités administratives à recourir ainsi que la gestion de la paie.
