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Avoir un bon système de gestion de projet est capital. Si cette gestion est mauvaise ou négligée, elle peut aboutir à des retards dans les livraisons. Cela impacterait négativement l’entreprise qui aura alors mauvaise réputation et perdrait des clients. Pour une meilleure gestion de projet en entreprise, vous devez donc adopter les bonnes habitudes, et les bons outils. Quelles sont les méthodes pour améliorer la gestion de projet au sein de votre entreprise ?
Suivez une formation de Project Management Professional avec certification PMI
Pour améliorer votre gestion de projet en entreprise, l’idéal serait de suivre une formation en Project Management Professional (PMP). Cette formation est une référence mondiale en matière de gestion de projet. En suivant le programme de la formation PMP par exemple, il est possible d’obtenir une certification qui confirmera vos aptitudes dans le domaine du management de projet.
Cette formation est le lieu d’apprentissage d’une méthode de travail qui englobe les approches traditionnelles, agiles et celles hybrides. Cette formation vous permet d’acquérir les compétences techniques et générales nécessaires pour être un chef de projet aguerri. Elles sont applicables à tous les projets dans le monde entier.
Vous y étudierez notamment la gestion de l’intégration du projet, des coûts du projet, des ressources ou des risques du projet. On y apprend également à gérer l’échéancier du projet qui regroupe l’organisation et la planification des tâches du projet.
Attribuez des tâches aux membres de l’équipe et fixez des échéances
Créer des équipes et leur répartir les tâches est également crucial pour une bonne gestion de projet. Ce faisant, vous subdivisez le projet en un ensemble de petites étapes. Il sera alors possible pour l’entreprise d’évoluer paisiblement sans avoir à revenir en arrière, car une activité aurait été oubliée.
Les équipes seront motivées pour atteindre leurs objectifs, ce qui boostera la productivité de l’entreprise. Cette stratégie permet de mieux gérer les facteurs de risques et d’avoir un meilleur système de gestion des imprévus.
L’établissement des échéances est également primordial pour une bonne gestion de projet en entreprise. Après avoir scindé le projet, il faudra estimer les échéances pour chacune des étapes du projet. L’entreprise pourra alors suivre ces progrès et si possible corriger les processus pour de meilleurs résultats.
L’implication des membres des équipes dans la mise en place de ces échéances est très importante. Ce sont les principaux acteurs, et ils seront plus à même de vous dire combien de temps prendront les tâches. L’utilité des échéances réside notamment dans le fait qu’elles vous informent des dépendances ou tâches qui doivent être réalisées en premier, pour que les autres équipes puissent démarrer leurs travaux.
Utilisez des outils de communication et logiciels performants
La bonne gestion de projet en entreprise passe également par l’utilisation des outils adéquats. Il existe aujourd’hui un grand nombre d’outils que vous pouvez utiliser pour améliorer et faciliter votre gestion de projet. Choisissez les outils de communications et les logiciels les plus performants.
Pour choisir ces outils, tenez compte de la capacité de ces logiciels à gérer plusieurs comptes utilisateurs. En effet, pour une bonne gestion de projet, il faut nécessairement de la collaboration entre les membres des équipes et un accès égale aux informations disponibles.
Un grand nombre d’outils proposent généralement plusieurs comptes d’utilisateurs. Cependant, il faudra faire attention au nombre maximum qu’ils peuvent supporter. Tous les membres de l’équipe ne pourront pas utiliser certains d’entre eux.
Choisissez un outil dont le système de gestion de tâches est fluide et facilement compréhensible par tous. Le logiciel pour lequel vous opterez doit prendre en charge le style que vous et votre équipe appréciez. D’autres encore permettent d’automatiser certaines tâches afin que les équipes puissent se pencher sur des activités plus importantes. Il existe aussi des logiciels qui proposent des fonctionnalités pour augmenter la productivité de vos équipes comme les notifications, les envois d’emails automatiques, etc.
Enfin, assurez-vous que vos outils ou logiciels soient compatibles avec toutes sortes d’appareils. Cela permettra à tous les collaborateurs d’interagir rapidement afin d’éviter de ralentir le processus. Préférez donc les outils qui proposent des versions mobiles ou sont accompagnés d’une application Smartphone. Tout cela permet une gestion plus efficace du projet.
Suivez les progrès et révisez les plans si nécessaire
Assurer un bon suivi de l’évolution du projet est également indispensable pour une bonne gestion. Cela permet de connaître les objectifs atteints ou retardés. L’entreprise pourra alors réviser ses plans ou les ajuster afin de respecter les délais. Elle pourra également déterminer les actions correctives pour gagner en efficacité et en productivité. Il est donc primordial que ce suivi ait lieu en parallèle à la réalisation du projet pour un résultat optimal.
Voilà donc quelques méthodes que vous pouvez appliquer pour améliorer votre gestion de projet en entreprise.
