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Le succès d’une entreprise dépend largement de la productivité de ses employés. Cependant, la productivité ne doit jamais se faire au détriment de produits et de services de qualité médiocre. C’est là que la gestion du temps peut être d’une aide exceptionnelle. Les entreprises peuvent contribuer à améliorer la productivité de leurs employés en s’assurant que chacun est bien au fait des meilleures pratiques de gestion du temps dans son secteur respectif. Voici quelques conseils et astuces pour vous aider à stimuler les compétences de vos employés en matière de gestion du temps et ouvrir la voie à un fonctionnement plus productif de votre entreprise.
Soyez clair sur vos attentes
L’une des plus grandes erreurs de nombreux chefs d’entreprise est de ne pas fixer des attentes très claires pour leurs employés. Par exemple, ils peuvent dire qu’un travail particulier doit être effectué « dès que possible ». Malheureusement, le concept de « dès que possible » est très différent d’une personne à l’autre. L’un peut penser que ASAP signifie » dans l’heure » tandis que d’autres peuvent l’interpréter comme » dans quelques jours « . Pour vous aider à améliorer la productivité de vos employés, il est indispensable que vous fixiez des attentes très claires sur ce que vous voulez qu’ils accomplissent. Plutôt que de dire « dès que possible », vous pourriez dire »dans les 5 jours suivant le début des travaux. » De cette façon, vos employés sauront qu’ils ont exactement cinq jours pour travailler sur la tâche. Ce sera maintenant à eux de décider comment ils veulent utiliser ces cinq jours pour accomplir ce que vous attendez d’eux.
Aidez les employés à découvrir leur utilisation du temps
Il est également payant pour les chefs d’entreprise d’aider les employés à découvrir comment ils ont utilisé leur temps au travail. Bien entendu, lorsque l’on parle d’heures de travail, il s’agit uniquement de celles consacrées à l’accomplissement effectif de ses devoirs et obligations pour l’entreprise. Cela exclut les pauses. Cette approche comporte toutefois quelques accrocs, car la plupart des employés se sentiront menacés par de telles actions. Ce que les managers doivent souligner, c’est que cette activité a pour but de les aider à découvrir ce qui leur prend le plus de temps et comment cela a un impact sur leur travail. Vous pouvez ensuite utiliser ces informations pour rechercher des alternatives ou des solutions plus viables qui aideront à une bien meilleure gestion du temps. Par exemple, si vous avez découvert que la plupart de vos employés mettent trop de temps à se procurer un inventaire ou un stock particulier dans votre entrepôt, il est peut-être temps de chercher des solutions de stockage plus efficaces et systématiques.
Évaluez si les technologies et les systèmes existants aident ou nuisent
Les entreprises considèrent les technologies et les systèmes comme des moyens d’améliorer la productivité globale de l’entreprise. Malheureusement, si ces technologies n’ont pas été correctement évaluées avant leur intégration dans le flux de travail de l’organisation, vous finirez par découvrir qu’elles freinent en fait l’entreprise au lieu d’accélérer les choses. Ayez une discussion avec vos employés pour savoir s’ils ont des difficultés avec les systèmes et les technologies que vous avez mis en place. Essayez d’évaluer si ces préoccupations peuvent être corrigées ou si elles nécessiteront une mise à niveau importante de ces technologies. Par exemple, vous pouvez avoir un système informatique de très haute technologie qui nécessite la maîtrise de certaines applications informatiques. Pourtant, la majorité de votre main-d’œuvre peut à peine suivre les applications bureautiques fondamentales.
Enseignez aux employés comment mieux gérer leur temps
Il est important d’enseigner aux employés comment mieux planifier et estimer le temps nécessaire pour accomplir une tâche donnée. Presque tous les autres employés veulent que le travail soit fait rapidement. Malheureusement, l’estimation du temps nécessaire à la réalisation d’une tâche particulière ne fait jamais partie des meilleures compétences des employés moyens. N’oubliez pas qu’il est possible que les employés ne soient pas uniquement concentrés sur une tâche particulière à un moment donné. Les collègues et les supérieurs peuvent surgir à tout moment en demandant des faveurs ou peut-être des tâches supplémentaires. Ces éléments doivent toujours être pris en compte lors de la planification et de l’estimation du temps nécessaire à la réalisation d’un projet. Les entreprises prospèrent parce que leurs employés sont productifs. De plus, les employés sont plus productifs parce qu’ils sont capables de gérer leur temps beaucoup mieux.
