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Lorsque nous pensons à la technologie dans la profession juridique, nous avons tendance à nous concentrer sur la découverte électronique et son potentiel pour gagner du temps et réduire les coûts en triant et en filtrant des quantités massives de données, en particulier avant qu’elles ne subissent la phase coûteuse en main-d’œuvre de l’examen des documents. On néglige souvent, cependant, d’autres technologies moins connues qui rendent le travail de fond que les avocats effectuent chaque jour plus facile, plus efficace et plus productif.
Au-delà de l’eDiscovery
Parmi ces « autres » technologies, on trouve des espaces de travail juridiques basés sur le cloud, conçus pour faciliter le travail collaboratif et coopératif dans le cadre des litiges. Les équipes juridiques, leurs clients, les avocats externes, les consultants et les témoins experts – et même, dans certains cas, l’avocat de la partie adverse et le juge – accèdent désormais à ces espaces de travail au cours d’une audience ou d’un procès.
En plus d’être un travail hautement qualifié qui nécessite des années d’éducation et d’expérience pratique pour bien faire, le « lawyering » dans l’environnement juridique actuel est intensément collaboratif. La plupart des affaires nécessitent des équipes de professionnels du droit travaillant en étroite collaboration pour évaluer les forces et les faiblesses de la position d’un client, identifier et analyser les preuves clés, effectuer des recherches, annoter et organiser les documents dans des classeurs, et développer des arguments convaincants et une stratégie juridique cohérente. Pour compliquer encore les choses, de nombreuses équipes juridiques sont très dispersées géographiquement. Pour une collaboration efficace, les membres de l’équipe juridique doivent pouvoir accéder facilement aux mêmes dossiers de preuves et au même produit du travail. Ces équipes doivent également être en mesure d’avoir des discussions en temps réel pour partager des idées et faire avancer leur travail de manière efficace.
Pourquoi le cloud ?
La composante cloud de cette technologie est essentielle à son potentiel de changement de jeu dans la profession juridique. Un espace de travail juridique virtuel est accessible aux utilisateurs autorisés qui se connectent depuis un navigateur web à un tableau de bord simple et intuitif. Peu importe l’endroit où se trouvent les utilisateurs, l’heure du jour ou de la nuit, ou l’appareil connecté à Internet qu’ils utilisent. Le modèle du cloud permet également de maintenir les coûts à un niveau bas, car les cabinets et les services juridiques ne sont pas tenus d’acheter, d’installer ou de mettre à niveau des logiciels sur les machines locales, et les frais sont généralement directement liés à l’utilisation réelle et au volume de données requis par l’affaire en cours.
L’évolutivité est un autre avantage clé du cloud. Il n’y a pratiquement aucune limite à la taille ou à la complexité d’une affaire. Les affaires d’une taille inhabituelle, celles comportant d’énormes afflux de nouvelles données ou même les litiges portant sur plusieurs matières peuvent être accueillis immédiatement et facilement, sans avoir à se préoccuper de faire planter un réseau local, d’acheter et de déployer des serveurs supplémentaires ou d’embaucher du personnel informatique supplémentaire.
Comme ces espaces de travail fonctionnent dans un environnement de cloud privé, ils sont également hautement sécurisés – bien plus que les services de partage de fichiers populaires comme DropBox et Google Drive, qui sont adaptés à un public de consommateurs moins exigeants et ne disposent pas d’outils et de fonctionnalités spécifiques aux litiges. Un espace de travail basé sur le cloud contenant les documents et fichiers clés relatifs à une affaire peut être séparé en différentes « couches » de contenu pour garantir que les fichiers spécifiés ne sont accessibles qu’aux classes appropriées d’utilisateurs autorisés.
Passer outre le brassage de papier
Les espaces de travail juridiques basés sur le cloud peuvent contribuer grandement à résoudre les nombreux obstacles logistiques à une collaboration efficace. Ils s’adaptent à de multiples formats électroniques, y compris les textes, les enregistrements audio, les images et les vidéos, de sorte que les membres de l’équipe juridique n’ont plus besoin de faire des allers-retours entre divers programmes informatiques pour sortir ce dont ils ont besoin.
Les documents, les transcriptions, les plaidoiries, les pièces à conviction, les ordonnances scellées, les déclarations, les témoignages – tous ces éléments et bien d’autres encore sont accessibles, balisés, annotés et discutés au sein de l’espace de travail. Il n’est pas nécessaire d’envoyer des courriels longs et complexes entre les membres de l’équipe avec des pièces jointes volumineuses contenant de multiples versions de documents. L’impression de documents, les photocopies, les annotations sur des « notes autocollantes » et les classeurs en papier peuvent être pratiquement éliminés. Le matériel est organisé dans des classeurs virtuels personnalisés par question, témoin, date ou toute autre catégorie, et des liens hyper-textes vivants peuvent facilement être créés entre les passages ou les documents pour intégrer le contenu clé – une fonctionnalité très puissante pour les avocats qui se préparent à des dépositions ou à un procès.
Les espaces de travail juridiques dans le cloud commencent à transformer la nature du travail juridique au 21e siècle. Parce qu’ils permettent d’organiser si facilement et si rapidement de grandes quantités de documents électroniques et de pensées d’une manière qui est facilement visualisée et comprise même par le public le plus phobique de la technologie, les espaces de travail dans le cloud ont également un énorme potentiel pour faire de l’idéal d’un procès sans papier une réalité, avec les avocats adverses, leurs clients, les juges et les témoins capables de visualiser ce dont ils ont besoin sans le brassage de papier.
