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Depuis 2020, toutes les structures et entités publiques, privées de l’Union européenne ont été tenues d’accepter les factures électroniques. L’objectif principal de cette démarche est d’augmenter la compétitivité des entreprises tout en luttant contre les tentatives de fraudes. La facturation digitale est une solution très avantageuse pour les organisations publiques et privées, mais le problème réside dans sa mise en place. Pour approfondir le fonctionnement et les avantages de cette pratique, nous vous invitons à lire cet article.
Tout comprendre sur la dématérialisation des factures
Qu’est-ce que la facturation digitale ?
La facturation digitale est une pratique qui consiste à créer et à émettre une facture sous forme électronique et qui sera reçue par le destinataire sous le même format. En savoir plus sur le principe de la dématérialisation des factures pour mieux comprendre cette nouvelle facturation.
Principes de la dématérialisation des factures
La dématérialisation des factures ou facturation digitale veille à remplacer toute ou partie d’un processus d’échanges de factures papier. Elle se fait par un traitement automatisé et informatisé des documents numériques de différentes formes (ou origines). Ainsi, les données à traiter peuvent exister :
- sous un format électronique ;
- sous la forme de fichiers structurés (type EDI, CSV ou XML) ;
- sous la forme de fichiers non structurés (format PDF).
Les obligations légales
Quand il s’agit de facturation digitale, il est indispensable de savoir distinguer la facture numérisée et la facture électronique. Outre les processus utilisés, leur différence fondamentale réside sur leur valeur légale.
La facture numérisée
C’est un mode de dématérialisation élémentaire qui consiste à numériser une facture papier pour être envoyée ou stockée au format numérique. Cette numérisation se fait en capturant le contenu de la facture à l’aide d’un scan, de reconnaissance de caractère (OCR) ou de lecture automatique de document (LAD). Une facture numérisée n’a aucune valeur légale et en cas de contrôle, le responsable exige toujours la présentation de la facture papier.
La facture électronique
Une facture électronique résulte de la digitalisation totale du processus de facturation. Cela signifie que toutes les étapes de facturation électronique (création, traitement, archivage et envoi) sont dématérialisées. En outre, elle remplit les conditions requises pour avoir une valeur légale comme :
- l’authenticité de l’émetteur ;
- l’intégrité du contenu ;
- la lisibilité du document.
Les mentions obligatoires sur la facture électronique
Dans le processus de dématérialisation des factures, une facture électronique doit être conforme aux réglementations stipulées dans le Code Général des Impôts (CGI). Cela indique qu’il est nécessaire qu’elle contienne les mêmes informations qu’une facture papier avec les mentions obligatoires citées ci-après :
- la date d’émission de la facture et son numéro ;
- la date de la vente ou du début de la prestation de services ;
- l’identité du vendeur, de l’acheteur ou du prestataire ;
- le numéro du bon de commande, si déjà établi ;
- le numéro individuel d’identification à la TVA du client professionnel et du vendeur ;
- la désignation du produit ou des services et les sommes HT et TTC, etc.
Les avantages de la dématérialisation des factures
La facturation digitale ou dématérialisation des factures présente de multiples avantages en permettant notamment :
- d’optimiser les échanges d’information ;
- d’alléger différents coûts de traitement, d’archivage, de stockage et d’envoi ;
- de réduire les délais de paiement tout en favorisant le stockage rapide, la sécurisation et la valeur légale des factures ;
- de diminuer les éventuelles erreurs et litiges ;
- de limiter le temps de livraison et l’encaissement des factures ;
- d’automatiser les processus de réception et d’envoi ainsi que l’intégration des factures avec l’ERP ;
- de supprimer le papier (pratique écoresponsable).
