Coffre edoc sécurisé
- Sécurité et chiffrement : le coffre garantit chiffrement en transit et au repos, gestion séparée des clés et intégrité documentaire pour protéger les archives.
- Accès et traçabilité : authentification forte, MFA adapté, gestion des sessions et journaux immuables permettent audits et preuves de traitement.
- Droits et conservation : politiques de rétention, export et suppression traçables, registre à jour pour répondre aux demandes urgentes.
Le matin, un salarié cherche son bulletin imprimé égaré. Vous sentez la panique quand l’archive papier manque. La question se pose sur la sécurité numérique et la conformité. Ce texte évalue eDoc au prisme RGPD et propose des actions. Un ton direct aidera les administrateurs et les utilisateurs à agir.
Le fonctionnement d’eDoc expliqué pour comprendre la conformité au RGPD.
Le coffre s’articule autour d’une architecture service. Vous observez des modules de stockage et d’indexation. La finalité principale reste l’archivage probant et la mise à disposition sécurisée. Le coffre garantit l’intégrité documentaire.
Le processus d’authentification et de gestion des accès chez eDoc.
Vous vérifiez la présence d’authentification forte et options MFLa gestion des sessions doit inclure expiration et verrouillage automatisés. Le MFA par SMS non recommandé . Ce journalisation et traçabilité facilitent l’audit interne.
La gestion du cycle de vie des documents et des métadonnées dans eDoc.
La gestion inclut horodatage versioning et métadonnées. Vous conservez des politiques de rétention paramétrables pour chaque finalité. Le système doit permettre exportation et suppression définitive traçables. Le format doit rester lisible durablement.
Ce passage pose les fondamentaux techniques à vérifier. Vous trouverez ensuite les mesures techniques et organisationnelles concrètes.
La sécurité technique et organisationnelle d’eDoc face aux exigences RGPD.
Le chapitre sécurité liste les contrôles attendus côté technique. Vous cherchez des preuves de chiffrement et de gestion des clés. Le chiffrement AES 256 est standard . Un point clé reste la gestion des accès et des logs.
Le chiffrement en transit et au repos mis en œuvre par eDoc.
Le chiffrement en transit s’appuie sur TLS en versions supportées. Vous devez vérifier certificats et politiques de négociation TLLa clé de chiffrement au repos doit être gérée séparément et renouvelable. Le chiffrement côté serveur protège.
La gestion des accès et des logs pour prouver la responsabilité d’eDoc.
Vous définissez politiques moindre privilège et revues périodiques. La journalisation immuable doit inclure horodatage origine et action. Le système doit générer alertes et rapports d’anomalie exploitables. Un archivage sécurisé des logs facilite la preuve en cas de contrôle.
Ce tableau met en regard obligations et fonctionnalités. Vous y trouverez les preuves attendues pour chaque item.
| Obligation RGPD | Fonctionnalité attendue chez eDoc | Preuve attendue |
|---|---|---|
| Droit d’accès rectification effacement | Mécanisme de demande utilisateur avec interface et API | Logs de traitement et traces de suppression exportables |
| Conservation limitée et finalité | Politiques de rétention paramétrables et horodatage | Politiques visibles et export d’historique |
| Sécurité des données | Chiffrement en transit et au repos et gestion des clés | Certificats et rapport d’audit sécurité |
La conformité juridique et les droits des personnes garantis par eDoc.
Le volet juridique commence par les mentions RGPD et contrats clairs. Vous vérifiez politique de confidentialité accessible et compréhensible pour les employés. La portabilité concerne formats lisibles machines . Un registre des traitements doit être maintenu à jour.
Le traitement des demandes d’accès rectification effacement et portabilité par eDoc.
Le processus interne doit documenter réception instruction et délai de réponse. Vous stockez preuves de traitement et templates signés horodatés. La réponse doit mentionner motifs refus éventuels et voies de recours. Le registre prouve l’action opérée.
La base légale conservation durée et finalités documentées par eDoc.
La base légale doit être indiquée pour chaque catégorie de document. Vous justifiez durée de conservation en regard du droit du travail. Le mécanisme d’archivage pérenne doit associer responsabilité et preuve. Un dispositif d’accès restreint protège les archives sensibles.
Ce passage juridique prépare les recommandations pratiques pour les RVous allez trouver ensuite parcours utilisateur et checklist opérationnelle.
Les usages pratiques pour les salariés et recommandations pour les administrateurs RH.
Le parcours utilisateur commence par une activation simple mobile et web. Vous suivez étapes d’authentification et récupération de mot de passe clairement décrites. La documentation doit prévoir captures d’écran FAQ et tutoriels vidéo. Un support réactif réduit le nombre de tickets.
- Le salarié active MFA et confirme identité.
- La RH paramètre politiques de rétention par catégorie.
- Vous archivez bulletins en PDF signés horodatés.
- Un export doit être possible à tout moment.
- Ce workflow facilite transfert d’employeur sans perte.
Le parcours utilisateur pour activer et retrouver des bulletins sur eDoc.
Le guide pas à pas détaille activation mobile web et vérification d’identité. Vous prévoyez solutions en cas d’erreur fréquente pour réduire le support. La réinitialisation doit lier preuve d’identité et délai court. Le format PDF signé est probant
Les procédures pour transfert d’employeur récupération de compte et support pour les utilisateurs.
Vous définissez procédures de transfert automatique ou manuel claires. La preuve d’identité requise doit être proportionnée et documentée. Le transfert doit fournir accusé réception et délai prévisible. Un workflow étiquetant l’émetteur simplifie la reprise par le nouvel employeur.
Ce checklist sert à démontrer conformité lors d’un contrôle. Vous conservez les preuves horodatées et les captures de configuration.
| Action administrateur | But | Preuve à conserver |
|---|---|---|
| Activer MFA et politiques de mot de passe | Renforcer l’authentification des utilisateurs | Capture des paramètres et date d’application |
| Définir politiques de rétention documentées | Respecter les durées légales et finalités | Document PDF et réglages applicatifs horodatés |
| Mettre en place procédure de droit des personnes | Garantir traitement rapide des demandes | Templates de réponses et logs d’action |
Les éléments de preuve et les audits à préparer pour démontrer la conformité d’eDoc.
Le dossier d’audit rassemble registre contrats et rapports de tests. Vous demandez contrats sous traitant contenant clauses et engagements clairs. Le rapport de pentest détaille vulnérabilités . Un plan d’amélioration accompagne tout rapport de vulnérabilité.
Le registre des traitements et les contrats sous traitant fournis par eDoc.
Le registre doit être à jour daté et signé numériquement si possible. Vous archivez versions antérieures pour garder preuve des changements. La présence de clauses RGPD dans les contrats sous traitant doit être vérifiée. Un dossier contractuel complet facilite la réponse aux autorités.
Les rapports d’audit sécurité et les preuves de tests de vulnérabilité fournis par eDoc.
Le fournisseur doit fournir rapports tiers et attestations périodiques. Vous analysez pentests et plans d’action pour mesurer le risque résiduel. La présence d’une certification ISO ou équivalent renforce la confiance. Ce document sert de preuve lors d’un contrôle CNIL.
Le point final propose étapes pratiques pour l’audit interne. Vous conservez une liste de documents prêts à être partagés.
Le choix d’eDoc se juge sur preuves techniques et juridiques fournies. Une réunion de gouvernance rapide permet de lister manquements et responsabilités. Vous planifiez audits réguliers et exercices de récupération pour rester serein.
