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Le monde est fortement influencé par l’évènement des outils numériques. Tous les pays du monde, y compris le système municipal français, ont opté pour l’utilisation de ces nouvelles technologies. Effectivement, depuis 2019, la loi sur l’engagement et proximité a été promulguée pour faire d’une règle la dématérialisation des convocations des élus. L’exception devient la transmission des convocations par courrier. Pour officialiser cette démarche, vers quel outil l’État peut-il se tourner ? La lecture de cet article vous donne la réponse avec quelques précisions sur la dématérialisation.
En quoi consiste la dématérialisation des convocations des élus ?
Objectif et application
La dématérialisation des convocations des élus a pour objectif de redynamiser le système municipal en convoquant les élus par courrier électronique. Pour être plus précis, c’est une nouvelle technique qui consiste à envoyer par mail la convocation au conseil municipal. Cette dématérialisation peut aussi être appliquée dans divers services de l’État.
Principe
Depuis l’arrivée de l’Internet et suite à la loi sur la dématérialisation des convocations des élus, l’envoi est fait depuis la boîte mail de la collectivité. Ces convocations sont envoyées avec les documents de séance par mail afin d’éviter le volume de documents en papier qui en découle. Ainsi, la dématérialisation réduit positivement l’utilisation des papiers sur l’environnement. D’ailleurs, cela réduit le budget et augmente la productivité communale.
Avantages
La dématérialisation des convocations des élus procure de nombreux avantages tant pour ceux qui ne siègent pas au conseil communautaire que pour le Maire (ou son secrétaire) :
- elle favorise une meilleure circulation des informations au sein de la municipalité ;
- elle améliore la représentativité des communes dans la gouvernance de l’intercommunalité ;
- elle permet d’envoyer différents types de documents : convocations, notes explicatives de synthèse, rapport d’activité, … ;
- elle oblige les élus à se familiariser avec les outils numériques et l’internet ;
- elle simplifie les procédures tout en permettant d’économiser et d’améliorer la productivité.
Que peut-on faire pour transmettre les convocations aux élus ?
Pour transmettre les convocations aux élus de manière dématérialisée, il existe différents moyens qui peuvent être utilisés :
- les boîtes mails de la collectivité : simple et usuelle, mais fastidieuse sur le long terme ;
- le logiciel pour les collectivités territoriales : facile et sécurisé ;
- le Web : si la commune dispose d’un site web communal ;
- un smartphone ou une tablette en téléchargeant une application mobile spécifique (Kbox, …).
Qu’est-ce qui fait que l’envoi de convocation par voie dématérialisée est une obligation ?
Le monde fait face aujourd’hui à un problème de changements climatiques dû au réchauffement de la planète. Cela est provoqué en partie par une forte utilisation des papiers lors des diverses impressions pour envoyer de multiples documents à différentes entités. La loi sur la dématérialisation oblige de nombreux services gouvernementaux, incluant la mairie, à opter pour cette nouvelle pratique. Effectivement, l’envoi des convocations ou autres documents par voie dématérialisée permet aux collectivités territoriales de contribuer à la protection de l’environnement. Elles s’engagent délibérément dans une démarche éco-responsable.
Les conditions requises dans la dématérialisation des convocations des élus
Pour que la dématérialisation des convocations des élus soit effective et efficace, il importe de vérifier que :
- chaque élu dispose d’une adresse mail et d’une connexion Internet ;
- l’outil utilisé pour l’envoi des convocations soit facile d’utilisation et qu’il favorise une rapidité de prise en main ;
- le logiciel choisi soit accessible en version mobile avec un stockage intéressant ;
- les documents envoyés puissent être exploités de manière collaborative ;
- le logiciel respecte les exigences réglementaires : horodatage et traçabilité.
