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Je suis en train de construire un cabinet solo dans le cadre d’un programme d’incubation et, à ce titre, mes résultats financiers sont cruciaux. Pour réussir, je dois faire attention à l’argent qui entre et à celui qui sort. Par conséquent, lorsque j’ai lancé mon cabinet, je savais qu’il était important d’optimiser mes revenus en utilisant des pratiques de comptabilisation du temps fiables et précises, mais je savais aussi que je devais trouver un système qui ne soit pas inutilement coûteux. Cela m’a conduit à développer un système de suivi de mon temps à l’aide de Google Agenda.
Mon système est incroyablement simple : J’ai créé un calendrier distinct dans mon compte Google appelé » Facturation du cabinet d’avocats «
J’enregistre tout travail facturable sur ce calendrier en créant un événement qui correspond à la date et à l’heure travaillées. J’utilise le champ » Nom de l’événement » pour suivre le client pour lequel le travail a été effectué et la description déposée pour suivre exactement le travail effectué pendant cette période.
Si j’engage une dépense ou un kilométrage pour un client, j’en fais le suivi comme un événement de toute une journée.
Quand il est temps de facturer mes clients, je me connecte à Google Agenda et j’affiche mon calendrier de facturation du cabinet d’avocats en vue de l’agenda afin de pouvoir facilement entrer les informations dans Quickbooks.
J’ai développé plusieurs ajustements à ce système depuis que j’ai commencé à l’utiliser. Par exemple, je donne un code couleur à chaque événement pour correspondre à mes pratiques de facturation – les événements sont rouges, jaunes ou verts selon que la facture correspondante a été envoyée ou payée. Je recherche le nom d’un client afin d’afficher le temps facturable pour ce client uniquement. J’utilise la commande Dupliquer l’événement pour copier des événements tels que des audiences et des dates de tribunal de mon calendrier personnel vers mon calendrier de facturation. Je génère une feuille de temps chaque mois et je l’enregistre au format .PDF en imprimant la vue agenda de mon calendrier et les descriptions d’événements qui l’accompagnent dans un fichier PDF.
Ce système a été une solution parfaite pour moi. Elle est basée sur le cloud, ce qui me permet d’accéder à ma feuille de temps et de consigner mon temps, que je travaille à la maison, au bureau ou au café en bas de chez moi. Il est flexible et facile à utiliser. L’enregistrement de mon temps ne prend que quelques secondes et n’est donc pas trop lourd. Je peux accéder à mon calendrier sur n’importe quel ordinateur, y compris sur mon téléphone intelligent. Et, il est complètement gratuit à utiliser.
J’espère que ces conseils seront utiles à ceux d’entre vous qui construisent une pratique avec un budget restreint. Bonne chance ! L’agenda Google est gratuit et facile à utiliser.
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