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Imposée depuis 1991 afin de lutter contre le travail clandestin, la DPAE est devenue obligatoire. Il s’agit en outre d’une déclaration préalable qui soumet une offre d’emploi à un embauche d’un salarié. Présenté sous la forme d’un document ou d’une certification, il incombe à l’employeur de s’en occuper.
Mais que contient exactement ce document ? Et où doit-on le déclarer ? Retour sur la déclaration préalable à l’embauche, connue auparavant sous le nom de DUE, ou Décision Unique d’Embauche.
Présentation de la déclaration unique d’embauche (DUE)
La DUE, c’est quoi ?
La DUE est un document unique d’embauche qu’un employeur transmettait à la Sécurité Sociale lors de toute embauche d’un salarié . Elle a la particularité de prendre en compte tous les employeurs de tous les domaines d’activité confondus, et ce, pour n’importe quel type de poste exercé par le salarié.
Son principal avantage réside dans le fait d’effectuer en une seule fois toutes les procédures obligatoires. Cependant, il existe quelques exceptions où la DUE n’est pas obligatoire.
La DUE devenue la DPAE
Un salarié qui travaille à domicile pour un employeur particulier était exempté de la DUE. Il en était de même pour les salariés recrutés via une entreprise de travail temporaire. La plupart du temps, la réalisation de la DUE s’incombait à celui ou celle qui devait réaliser le travail.
C’est pourquoi, quelques années après, la DUE a été remplacée par la déclaration préalable à l’embauche, ou la DPAE. Utilisé pour tout recrutement définitif d’un salarié quel que soit le régime général de la sécurité sociale ou du régime agricole. En outre, l’embauche peut s’effectuer avant que les démarches administratives soient réglées, et ce, quelles que soient la nature et la durée du contrat.
À quoi sert la DPAE ?
Grâce à la DPAE, vous pouvez disposer :
- De tous les droits sociaux en tant que salarié,
- D’une couverture en cas d’accident de travail,
- De tous vos droits à exonération éventuels,
- D’une satisfaction aux différents instituts en charge, et de ce fait, éviter toutes pénalités liées au travail clandestin.
D’autre part, la sécurité social vous permet d’effectuer en une seule fois près de 6 formalités d’embauche, dont :
- L’immatriculation dans votre qualité d’employeur. S’il s’agit de votre premier salarié, la première DPAE permet d’ouvrir un compte employeur auprès de l’Urssaf.
- L’immatriculation de votre salarié à la Cpam,
- L’affiliation en votre qualité d’employeur auprès du régime d’assurance et du chômage,
- L’adhésion à un service de santé au travail,
- Une demande d’examen médical d’embauche,
- Le préétablissement d’une liste de salariés embauchés pour la déclaration annuelle des données sociales.
Comment établir une déclaration unique d’embauche ?
Les démarches à effectuer
Tout d’abord, la déclaration doit être adressée à l’Urssaf dans le ressort territorial duquel l’établissement est situé. Au plus tôt, la date prévisible d’embauche s’adonne dans les 8 jours qui suivent.
Toutefois, la DPAE peut être envoyée le dernier jour précédant l’embauche, seulement si cette dernière est transmise par lettre recommandée et disposant du cachet de la poste faisant foi.
Les délais à respecter
Comme mentionné précédemment, le délai à respecter est de 8 jours suivant une embauche. En outre, le non-respect de cette obligation de transmission peut entraîner une pénalité plus ou moins égale à 0.5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale.
D’autre part, si l’employeur ne conteste pas les informations sur le documents dans les 2 jours ouvrables suivant la réception de celui-ci, le document devient alors une preuve de déclaration.
Les mentions obligatoires
Toute DPAE doit comprendre les mentions suivantes :
- La dénomination sociale, ainsi que le nom et le prénom de l’employeur, le code APE, l’adresse de l’employeur, le numéro de système d’identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements.
- Les informations personnelles du salarié (nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, numéro national d’identification, etc.).
- La date et l’heure d’embauche.
- La durée, la nature et la période d’essai éventuel du contrat, qu’il s’agisse d’un contrat à durée déterminée ou indéterminée, mais dont le terme ou la durée minimale excède les 6 mois.
Les sanctions possibles en cas de non-respect des règles
Le défaut de DPAE peut donner lieu à une amende relativement lourde selon le motif.
En outre, le non-respect de l’obligation de DPAE entraîne une pénalité dont le montant s’élève à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, soit près de 1 071 euros par salarié concerné.
D’autre part, l’absence de déclaration est susceptible d’être sanctionnée au titre du « travail dissimulé ». En effet, le fait même pour un employeur de se soustraire au travail caché risque une peine de 3 ans d’emprisonnement, ainsi qu’une amende de 45 000 euros à 225 000 euros pour les personnes morales.
De ce fait, l’employeur peut faire l’objet d’un refus aux aides publiques. Son établissement peut fermer, bien qu’à titre provisoire, pour un délai ne dépassant pas les 3 mois.
