Les factures impayées représentent la seconde source de tension économique pour les entreprises en France. En seconde position après la réalité des charges sociales, le manque de trésorerie entraîne chaque année la faillite de nombreux entrepreneurs, TPE et PME. Pourtant, il est possible de récupérer ses factures impayées sans nécessairement avoir recours à une action judiciaire.
Les solutions amiables permettent généralement de solder près de 82 % des factures impayées. Le levier n’est donc pas négligeable pour les entrepreneurs. Cet article vous décrira les principaux réflexes à avoir en cas d’impayé pour vous permettre de récupérer facilement une grande partie de votre trésorerie.
Comment fonctionne le recouvrement amiable de facture ?
Le recouvrement amiable de facture est souvent négligé par les entreprises, qui se contentent d’un ou deux mails pour relancer un client en cas d’impayé. La démarche est trop faible et peu impressionnante pour les débiteurs qui ne s’exécutent pas sur une simple relance par email.
C’est bien dommage, car la relance amiable possède de nombreuses vertus : elle permet d’éviter une procédure judiciaire, elle évite 82 % d’actions en justice, elle réduit les délais de recouvrement et elle préserve la relation commerciale pour de futures commandes ou prestations.
Il ne faut pas confondre relance amiable et agression du client. En effet, l’envoi d’un simple mail pour demander le règlement d’une facture relève davantage de la gestion quotidienne que de la phase amiable. Une véritable phase amiable consiste tout d’abord en la préparation de son dossier.
Un dossier de recouvrement complet présente une facture arrivée à échéance (certaine, liquide et exigible), un bon de commande ou un devis signé et une preuve de l’exécution de la prestation ou de la livraison des biens. Sur l’appui de cette facture arrivée à échéance, elle consiste a minima en l’envoi d’une lettre recommandée avec demande d’avis de réception à votre débiteur.
L’utilisation de la forme d’une LRAR permet de donner une plus grande solennité à votre démarche, outre les effets juridiques qu’emporte l’utilisation de ce courrier (point de départ du calcul des intérêts, interpellation suffisante, preuve de réception…).
Si vous souhaitez donner un ton encore plus professionnel à votre relance amiable, vous pouvez vous adresser à une agence de recouvrement telle que le site www.mesrecouvrements.fr qui pourra gérer pour vous l’envoi de ces courriers.
Quels documents réunir pour relancer un client ?
Lors de l’apparition d’un impayé, l’objectif est d’aller vite ! Chaque jour sans règlement est un défi supplémentaire pour le compte bancaire de votre société. Il est donc essentiel de préparer son dossier de recouvrement au plus tôt pour ne pas perdre un temps précieux en cas de négociation ou d’échec de la phase amiable.
Réunissez au plus vite, et surtout tant que la prestation est « fraiche » dans votre esprit, les documents qui seront indispensables au recouvrement de votre créance : contrat, bon de commande, factures, preuves de livraisons ou de prestations, échanges avec le client (email, SMS ou courriers…).
En cas de nécessité, l’intégralité de ces documents pourront vous être utiles :
- soit pour prouver le montant demandé et l’accord préalable du client ;
- soit pour prouver la réalité de la prestation ou de la livraison effectuée ;
- soit pour prouver la satisfaction du client sur votre prestation malgré le défaut de paiement.
Un cabinet de recouvrement vous aidera à mettre en place un tel dossier puisque par expérience, les professionnels du recouvrement savent précisément quelles sont les pièces justificatives qui seront nécessaires.
Comment relancer efficacement un client pour une facture impayée ?
La stratégie de relance que vous allez adopter possède une importance capitale pour éviter d’avoir recours à une action en justice. Il est en effet nécessaire d’être suffisamment proactif et impliqué dans son action de recouvrement sans pour autant tomber dans un harcèlement non productif.
Vous devez établir, sur la base de votre facture impayée et en fonction du profil de votre client, un planning de relance utilisant différents canaux :
- par téléphone ;
- par email ;
- par courrier ;
- par mise en demeure.
Les premières relances par téléphone
Les premiers coups de téléphone passés à votre client ne visent pas nécessairement à lui mettre une pression inutile, mais plutôt à suivre la bonne réception de votre prestation ou livraison, vous assurer qu’il a bien reçu votre facture et signaler une échéance à venir. Les conversations téléphoniques n’emportent pas de preuve juridique, il est donc essentiel de permettre à ce stade le maintien de la relation client pour que la démarche soit productive.
Les emails de relance pour une facture impayée
Les emails et courriers simples de relance visent à rappeler une facture arrivant à échéance ou dont l’échéance est dépassée. La preuve juridique est limitée bien qu’existante. Ces courriers permettent plutôt de faire comprendre à votre client que votre entreprise a un suivi particulièrement organisé du paiement des factures et des relances. Ils peuvent ainsi lui faire comprendre qu’il n’a aucune chance d’échapper à ce règlement.
La mise en demeure comme ultime recours en cas d’impayé
La mise en demeure, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception, est adressée soit par le créancier, soit par une agence de recouvrement, pour proposer une dernière chance à votre débiteur avant poursuites. Ce courrier nuit en général à la poursuite de la relation commerciale et n’est utilisé qu’en cas d’ultime recours, à défaut de règlement de votre facture. Cependant, face à un client récalcitrant, il ne faut pas hésiter à y avoir recours, faute de quoi vous pourriez largement pénaliser le fonds de roulement de votre entreprise.
Quels délais de paiement proposer pour éviter une action en justice ?
Si votre débiteur ne reste pas lettre morte et se manifeste pour vous indiquer ses difficultés de règlement, il est impératif de mesurer votre réaction. En effet, un client qui se manifeste pour exprimer des difficultés financières ne doit pas avoir le même traitement qu’un client qui ne répond jamais à vos sollicitations.
Pourquoi ? La raison est simple ! Si votre démarche de recouvrement amiable ne fonctionne pas, vous n’aurez pas d’autre choix que d’agir en justice. La procédure va alors s’étendre sur plusieurs mois, et votre débiteur aura l’occasion de solliciter du Juge l’octroi de délais de paiement ou d’un échéancier en justifiant de sa situation financière.
Il est donc préférable, si la demande de votre client est sérieuse et justifiée, d’accorder directement des délais de paiement dans le cadre d’un échéancier de règlement. Cette démarche vous permettra de commencer immédiatement le recouvrement partiel de votre créance.
Il est cependant impératif de sécuriser l’existence de votre créance et entériner l’existence de l’échéancier dans un accord amiable. Un professionnel du droit peut alors intervenir pour sécuriser cette transaction.
L’action des professionnels du recouvrement pour récupérer le paiement de vos factures
Si la démarche de recouvrement amiable et/ou judiciaire est trop intrusive ou vous prend plus de temps que prévu, n’hésitez pas à faire appel à des professionnels du recouvrement. Ces agences spécialisées peuvent gérer le recouvrement de vos créances contre un honoraire, généralement calculé au résultat uniquement.
Vous pouvez alors vous concentrer sur le cœur de votre activité et externaliser le recouvrement de vos créances civiles et commerciales auprès d’un professionnel qui sait exactement quoi faire pour récupérer votre paiement.
Quelques astuces pour prévenir les impayés futurs
La meilleure solution pour éviter les impayés dans la trésorerie de votre entreprise reste encore de choisir ses clients et les conditions de règlement en amont. Plusieurs petites astuces permettent d’éviter de se retrouver avec une perte financière importante.
Tout d’abord, il est possible de vérifier la solvabilité des clients : s’il s’agit d’une entreprise (B2B), l’entreprise est-elle en sauvegarde ou en redressement judiciaire ? A-t-elle déposé ses comptes récemment au greffe du tribunal de commerce ? Y a-t-il des avis négatifs sur celle-ci relative à des impayés fournisseur ?
Autant d’éléments qu’il convient de vérifier pour s’assurer que la vente de marchandise ou la prestation de service se déroulera dans les meilleures conditions. En cas de doute, un paiement intégral avant d’effectuer la prestation pourra être sollicité.
